1. Государственный герб
В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
· Президента Российской Федерации;
· палат Федерального Собрания;
· Правительства Российской Федерации;
· Конституционного Суда Российской Федерации;
· Верховного Суда Российской Федерации;
· Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
· центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
· федеральных судов;
· Прокуратуры Российской Федерации;
· Центрального банка Российской Федерации;
· Уполномоченного по правам человека;
· Счетной палаты;
· дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.
2.Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на~5ланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.
4. Код организации
Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.
5. Код формы документа
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае., если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
6. Наименование организации
Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений
наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже:
Министерство образования Российской Федерации Государственный университет управления Институт информационных систем управления
В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается
только наименование местного органа власти.
Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении об организации).
Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках: Всероссийский научно-исследовательский институт сельскохозяйственного машиностроения (БНИИ сельхозмаш)
7. Справочные данные об организации
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.
8. Наименование вида документа
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п.
9. Дата документа
Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его .подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.
Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.
По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:
Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.
12. Место составления или издания документа
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например:
Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Воронежский государственный университет.
Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
13. Гриф ограничения доступа к документу
Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, — государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну), «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и при необходимости другие отметки.
14. Адресат
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Последовательность написания почтового адреса должна соответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи:
· наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
· название улицы, номер дома, номер квартиры;
· название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
· название области, края, автономного округа (области), республики;
· страна (для международных почтовых отправлений);
· почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в
высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую
организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Адресат проставляется на бланке документа справа.
На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем & четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
15. Гриф утверждения документа
Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.
Документ может утверждаться:
· должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;
· изданием соответствующего распорядительного документа;
· коллегиальным органом.
16. Резолюция
В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном .от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций.
Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.
17. Заголовок к тексту
Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:
· приказ (о чем?) о приеме на работу;
· протокол (чего?) собрания акционеров.
Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.
18. Отметка о контроле
Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.
19. Текст документа
Текст — основной реквизит документа который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.
Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.
20. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
21. Подпись
Подпись - обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией.
Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:
22. Гриф согласования
Согласование — это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
24. Печать
Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».
Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений - отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.
25. Отметка о заверении копии
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).
26. Отметка об исполнителе
Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа
27. Отметка об исполнении документа а направлении его в дело
Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке вдело для последующего хранения и использования в справочных целях.
28. Отметка о поступлении документов организацию
Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.
29. Идентификатор электронной копии документа
Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые данные.
При оформлении этого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документа. Например:
С:\Приказы\Петров.
|
